2012년도 제1회 등기법포럼 발표자료

62 제2주제 법인 의사록의 인증제도 개선방안 나. 진술서 대표이사가 작성하고 법인의 인감을 날인한다. 대표이사의 변경이 있는 경우에는 신임 대표이사가 작성하는 것이 일반적이다. 다른 이사나 일반직원이 작성하는 것은 허용되지 않는다. 다. 주주명부 공증서식의 사용 등에 규칙 별지 제39호의 서식 주주명부는 어떤 주주가 몇 주를 가지고 주주총회에 참석하여 의결하였는지를 확인하기 위한 것이므로 상법 제352조의 주주명부 기재사항과는 전혀 다른 것이다. 이와 같이 서식 제39호의 주주명부는 회사에 비치되는 서류가 아니며, 오직 주주총 회 의사록을 인증 받을 때만 작성되는 서류로서 대표이사가 작성하고 법인의 인감을 날인한다. 주주명부는 주주총회에서 의결권을 행사하는 기준일 현재 주주의 상황을 보여주는 것이다. 라. 위임장 촉탁인의 대리인이 의사록 인증을 촉탁하는 경우에는 대리권을 입증할 자료로 위임 장과 인감증명을 제출하여야 한다. 촉탁인이 외국인이나 외국법인이 국외에서 위임하는 경우에는 위임장을 작성하고 공증인의 인증을 받은 받음 그 외국정부의 아포스티유를 받아서 제출하는 것이 원칙 이다. 8) 8) 외국의 문서는 공문서인 경우에도 국내에서는 공문서로서의 효력이 없다. 따라서 국내에서 공문 서로서 효력을 가지기 위해서는 다소 복잡한 절차를 가져야 한다. 즉, 영사관은 주재국 공무원 이 발행하였거나 주재국 공증인이 공증한 문서의 진정성을 확인하는 업무를 취급하는데 그 확 인을 위하여 서명부를 대조하거나 주재국 관계기관에 조회를 하게 된다(재외공관공증법 제30조 제1항, 제31조, 제32조. 재외공관공증법시행령 제34조, 제35조). 이와 같이 번잡한 인증절차를 생 략하고 간편한 방법으로 공문서로 인정할 필요성이 제기되어 1961년 헤이그에서 다자간 협약으 로 [외국 공문서의 인증의 요구를 폐지하는 협약(일명 아포스티유)]이 성립하였으며 , 가입국 사 이에서는 외국 공관의 영사확인 등을 폐지하고 공문서 발행국가에서 자국 문서를 확인(외교통